FSSMF byter medlemsregister

Finlands svenska sång- och musikförbund byter medlemsregister. Beslutet fattades av förbundsstyrelsen den 7 april och det nya registret är redo att tas i bruk omedelbart.

Det nya medlemsregistret har utvecklats av Webbhuset Ab i samarbete med bl.a. FSSMF, och det är modernt, enkelt och grundläggande. Medlemsregistret  ingår som ett program i Kontoret, som är Webbhusets nya och växande tjänsteplattform för föreningar.

Varje ensemble bör utse en personuppgiftsansvarig, som har hand om föreningens register. Registret bör hållas uppdaterat för att medlemsförmåner som Resonans ska nå fram till sin mottagare, och för att underlätta fakturering av medlemsavgifter.

All data från förbundets interna medlemsregister, som har använts för till exempel Resonansutskick, har förts över till det nya registret. Däremot överensstämmer den datan inte nödvändigtvis med den senaste informationen ni har uppdaterat i Membra, förbundets tidigare externa medlemsregister.  Varje medlemskör och -orkester ska därför kontrollera sina egna uppgifter så fort vi har försett er med inloggningsuppgifter.

Vi kommer att ordna utbildning regionvis i att hantera registret och utbildningen kommer att ordnas så snart som möjligt. De tillfällen som är klara just nu är följande:

  • Österbotten, Vasakansliet,17.4 kl 18
  • Helsingfors, G18, 18.4 kl 18
  • Västra Nyland 14.5 Raseborgsv.5 kl 17.30
  • Åboland, Åbo 2.5 Tavastg.30 D (SFV) kl 18
  • Åland, Mariehamn, 27.5 på kvällen (Inhiberat.)
  • Norra Österbotten, Sursik 26.4
  • Syd-Österbotten, Lappfjärd 2.5, Kantilena kl 18
  • Östra Nyland, Lovisa 15.5, Medb.inst. Brandensteinsgatan 21, kl 15
  • Östra Nyland, Borgå 15.5, Grand, kl 18

Anmälning sker via nedanstående blankett, eller per mejl/telefon.
 

Tidtabell för ibruktagande

  • 7.4. Presentation av systemet på förbundsdagen. Förbundsstyrelsen beslöt att ta systemet i bruk.
  • 10.4 Datamigration. All medlemsdata från förbundets tidigare interna system överflyttas till det nya systemet
  • 10-11.4 Kontroll och testning av medlemsdata.
  • 10.4 Första info till föreningar i Vasa- och Helsingforsnejden, inklusive inbjudan till skolningstillfällen.
  • 16.4 Användarmanual klar.
  • 17.4 Utskick av användar-id åt körernas och orkestrarnas registeransvariga.
  • 17.4 Utbildningstillfälle i Vasa, kansliet. Klockan 18.
  • 18.4 Utbildningstillfälle i Helsingfors, G18. Klockan 18.
  • 20.4 Instruktionsvideo klar.
  • 20.4 Mailpåminnelse till registeransvariga om att kontrollera och rätta medlemsdata i det nya registret (ej FSM).
  • 24.4 FSM:s färskaste medlemsdata importeras centralt in till medlemsregistret.
  • 26.4 Mailpåminnelse, samt utskick av registerbeskrivning.
  • 3.5 Mailpåminnelse, samt info om antal medlemmar enligt nya medlemsregistret, samt direktiv med information om GDPR-direktivets tillämpning inom förbundet. 
  • 15.5 Förhandsinfo om årets medlemsfaktura, med förhandskopia av kommande faktura. Möjligt att korrigera medlemsuppgifter.
  • 19.5 Sista möjligheten att korrigera medlemsuppgifterna före faktureringen av medlemsavgifter.
  • 20.5 Utskick av medlemsfakturorna.
  • 1.6 Förbundets gamla register tas slutgiltigt ur bruk.

Vi förbehåller oss rätten till ändringar i ovanstående plan.

 

Manual

FSSMF - Desky medlemsregister - användarinstruktion 1.4 (pdf)

 

Direktiv, registerbeskrivning

Direktivet reglerar användningen av Förbundets medlemsregister, hur behandla GDPR inom FSSMF). Direktivet är samtidigt registerbeskrivning för registret. Föreningarna uppfyller de nya kraven genom att hålla sitt register i det nya systemet och följa instruktionerna i direktivet. (Notera att det kan uppdateras i framtiden.) 

Direktiv för medlemsregister inom FSSMF, 6.5.2018 (pdf)

 

 

 

Meddela önskat deltagande i utbildningstillfällen

Spamfilter
Skriv siffran 3 med bokstäver: